オフィス移転チェックリスト

オフィス移転完了までの
スケジュール

• 6ヶ月前

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    • ネットワーク関連手続き
    • リース会社への連絡
    • 電話回線の移設手続き

    一般的に、オフィスを退去する6カ月前にオーナーやビル管理会社へ解約通知を出す必要があります。オフィスの規模によって期間が異なるので、事前に確認しておきましょう。

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    • 移転の目的、条件設定

    従業員数の増加、テレワークの有無、賃料の見直しなど、移転の目的を明確にすることで新オフィスのビル選定基準が見えてきます。何となくのイメージだけを持っていると失敗してしまうので、可能な限り具体的に考えておきましょう。

• 5ヶ月前

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    • 原状回復工事の確認

    移転や退去をする際は、オフィスを借りたときの状態に戻す「原状回復工事」をする必要があります。独自に工事を行った箇所や破損個所などはあらかじめ確認しておきましょう。

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    • オフィスビル選定

    移転の目的を元に作成した条件を元に、新オフィスとなるビルの選定を行います。特に新築ビルへ移転する際は、いつから入居できるのかを確認しておきましょう。

• 4ヶ月前

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    • オフィスビル契約

    移転の4か月前のオフィスビルの契約をします。

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    • レイアウト計画

    新オフィスの契約が問題なく完了したら、借りる部屋の間取りに合わせてレイアウトの計画を立てます。従業員数や働き方に合わせて作成しましょう。

• 3ヶ月前

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    • 各種入居工事
    • 申請・手配・管理方法確認

    オフィスを移転する3ヵ月前には入居のための工事に着手します。新オフィスは管理会社が変わることが多く、ルールが新しくなるため各種管理方法などは先に確認しておきましょう。

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    • 移転案内状
    • 社内制作物の作成

    オフィスを移転するにあたり、関係各所へ移転する旨の案内状を作成します。また、従業員向けに説明するための案内資料も用意しましょう。

• 2ヶ月前

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    • 原状回復工事、
      施工会社の選定

    移転の2か月前には原状回復工事を依頼する施工会社を選定します。ビルディングデザインでは、オフィス移転の流れと合わせて原状回復工事も承っておりますので、ご相談ください。

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    • 内装工事・什器手配

    新オフィスの内装工事や什器の手配を行います。この段階でいよいよ新オフィスが形になっていきます。

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    • ネットワーク関連手続き
    • リース会社への連絡
    • 電話回線の移設手続き

    新オフィスで使用するためのインターネット回線や電話回線関連の手続きをします。繁忙期には工事業者が込み合うため、早めの手配を心がけましょう。

• 1ヶ月前

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    • 移転準備

    オフィスを移転する前月には、移転のための引っ越し準備に取り掛かります。先にまとめられる荷物はまとめておきましょう。

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    • 新オフィスマニュアル作成
    • 工事完了検査

    新オフィスでは入館の方法や時間、ごみ捨てや喫煙所利用などのルールが変わります。従業員に説明するためのマニュアルを作成しておくとスムーズでしょう。

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    • 取引業者への連絡
    • 社員証明書の再発行
    • 通勤定期の買い替え

    定期的に来社いただく取引業者へは優先的に連絡をしましょう。また、社員証明書の再発行や通勤定期の買い替えなど、オフィスの住所変更に伴って必要な手続きも案内が必要です。

• 移転後

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    • 原状回復工事
    • 契約終了

    新オフィスへの引っ越しが完了したら、旧オフィスの原状回復工事を実施し、契約終了となります。

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    • 各種行政手続き

    移転をする際は、多数の書類の届出が必要となります。必要な書類や届け先を予めご確認のうえ手続きを行ってください。